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Chief Librarian –Saint Paul University, Ottawa ,Ontario

 

Saint Paul University is a bilingual Catholic institution of higher learning federated with the University of Ottawa. Saint Paul University seeks to promote excellence in teaching, research and professional formation at the international, national and local level.

JOB TITLE: Chief Librarian / Bibliothécaire en chef

Salary scale: Librarian 3

Start date: Immediate (the position is currently vacant)

SUMMARY OF DUTIES:

Under the direction of the Vice-Rector, Academic and Research, the Chief Librarian of the Jean-Léon-Allie, O.M.I. Library and Archives is responsible for:

• planning, organizing, managing, monitoring and assessing library activities by developing policies and regulations for internal management,

• developing and implementing programs and services in order to enhance use of the library for the University community, as well as other users,

• recruiting and ensuring the training of professional and support staff,

• preparing and administering the budget,

• sitting on various committees, including as an ex officio member of the Saint Paul University Senate,

• working in close collaboration with the University of Ottawa library regarding various services and activities.

 

DUTIES:

A. PLANNING (40%)

1) Plan and organize services and operations in keeping with the library’s mission.

2) Formulate and implement policies, regulations and procedures necessary to the smooth running of the library.

3) Assess, in consultation with the professional and support staff, and in consultation with professors and students, the library’s services with a view to improving them and, to do so, determine the needs of personnel, training and equipment. Supervise the implementation of improvements and new services.

4) Research trends and best practices in library science.

B. ADMINISTRATION (35%)

1) Direct all library operations.

2) Participate in meetings of the Saint Paul University Senate and other committees, meetings, gatherings, projects, etc., at the University level as a representative of the library.

3) Prepare reports on the library for assessments of different programs of the University.

4) Prepare an annual report for members of the Senate Library Committee.

5) Receive all correspondence regarding the library and respond to it, or delegate employees to respond, when appropriate.

6) Supervise the writing and periodic revising of the collections development policy. Participate in the selection of documents and the updating of collections, in collaboration with the librarian who is responsible for collections development.

7) Solicit, in collaboration with the director of Development, donations of books in order to increase the collection.

8) Act as the principal representative of the library to the University community and to the general population.

C. HUMAN RESOURCES MANAGEMENT (15%)

1) Ensure that library staffing is sufficient (within the context of the University’s budget), that internal training for employees allows them to carry out their responsibilities, and that a performance evaluation process that conforms to University regulations is in place.

2) Resolve problems related to duties and staff that are beyond the responsibilities of heads of services.

3) Ensure that leave forms and monthly time sheets of all employees are completed properly, signed and sent to Human Resources.

4) Supervise the work of staff under his or her responsibility.

D. FINANCIAL RESOURCES MANAGEMENT (10%)

1) Create and administer the library’s annual budget.

2) Negotiate the allocation of funds and the creation or revision of positions with the University administration, among other things. To this end, prepare reports and provide statistics.

3) Bear ultimate responsibility for all expenditures made on behalf of the library.

4) Keep abreast of changes in the library’s financial activity, especially by reading monthly statements.

5) Sign orders for equipment and supplies, and approve most invoices.

EDUCATION AND EXPERIENCE

Master’s in Library Science (or equivalent work experience).

B.A. or Master’s degree in one of the University’s areas of expertise (Philosophy, Theology, Canon Law, Conflict Studies, Counselling, Public Ethics, Social Communications, or Human Relations and Spirituality).

Significant experience in managing a library or large operation (preferably in a University context), including the management and supervision of professional and support staff.

Proven experience in the financial management of a library or large operation.

ESSENTIAL QUALITIES

Fully bilingual.

Knowledge of the university environment, and preferably a religious one.

Excellent oral and written communication skills.

Excellent management skills, including interpersonal relations management.

Interested candidates should send their curriculum vitae, along with a cover letter including your salary expectations, to André Lacaille, Director of Human Resources, at alacaille@ustpaul.ca by November 22, 2012.

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Bibliothécaire en chef / Université Saint-Paul, Ottawa, Ontario

 

L’Université Saint-Paul est une institution catholique et bilingue de haut savoir fédérée avec l’Université d’Ottawa. L’institution universitaire cherche à promouvoir tant au plan international, national que local, l’excellence dans l’enseignement, la recherche et la formation professionnelle.

TITRE DU POSTE : Bibliothécaire en chef / Chief Librarian

Échelle salariale: Bibliothécaire 3

Date d’entrée en fonction : Immédiate (le poste étant actuellement vacant)

RÉSUMÉ DES FONCTIONS :

Sous la supervision générale du Vice-recteur à l’enseignement et à la recherche, le Bibliothécaire en chef de Bibliothèque et Archives Jean-Léon-Allie a la responsabilité :

• de planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les activités de la bibliothèque en élaborant des politiques et des règlements pour la gestion interne,

• d’élaborer et d’implanter des programmes et des services de sorte à rehausser l’utilisation de la bibliothèque pour la communauté universitaire, ainsi que pour tous les autres utilisateurs,

• de recruter et d’assurer la formation du personnel professionnel et de soutien,

• de préparer et d’administrer le budget,

• de siéger à différents comités, entre autres à titre de membre ex officio du Sénat de l’Université Saint-Paul,

• d’établir une étroite collaboration avec la bibliothèque de l’Université d’ Ottawa concernant divers services et activités.

 

FONCTIONS :

A. PLANIFICATION (40 %)

1) Planifier et organiser les services et les opérations en conformité avec la mission de la bibliothèque.

2) Formuler et mettre en place les politiques, les règlements et les procédures nécessaires à la bonne marche de la bibliothèque.

3) Évaluer, en consultation avec le personnel professionnel et de soutien, et en consultation avec les professeurs et les étudiants, les services de la bibliothèque dans le but de les améliorer et, pour ce faire, établir les besoins de personnel, de formation et d’équipement. Superviser la mise en place d’améliorations et de nouveaux services.

4) Se documenter sur les tendances et les meilleurs pratiques en bibliothéconomie.

B. ADMINISTRATION (35 %)

1) Diriger toutes les opérations de la bibliothèque.

2) Participer aux réunions du Sénat de l’Université et aux autres comités, réunions, assemblés, projets, etc., au niveau de l’Université en tant que représentant de la bibliothèque.

3) Préparer des rapports concernant la bibliothèque pour les évaluations des différents programmes d’études de l’Université.

4) Préparer un rapport annuel à l’intention des membres du Comité de la bibliothèque du Sénat.

5) Recevoir toute correspondance concernant la bibliothèque et y répondre, ou déléguer aux employés tel qu’approprié.

6) Superviser la rédaction et la révision périodique de la politique de développement des collections. Participer à la sélection de documents et à la mise à jour des collections, en collaboration avec la bibliothécaire responsable du développement des collections.

7) Solliciter, en collaboration avec le directeur du Développement, des dons de volumes en vue d’améliorer la collection.

8) Agir en représentant principal de la bibliothèque auprès de la communauté universitaire et de la population en général.

C. GESTION DES RESSOURCES HUMAINES (15 %) :

1) S’assurer que la dotation en personnel de la bibliothèque soit suffisante (dans le contexte budgétaire de l’Université), que la formation interne des employés leur permette de s’acquitter de leurs responsabilités et qu’un procédé d’évaluation, conforme aux règlements de l’Université, soit en place.

2) Régler les problèmes relatifs aux tâches et au personnel qui dépassent les responsabilités des chefs de service.

3) S’assurer que les feuilles d’absences et de temps mensuelles de tous les employés soient bien remplies, signer et livrer aux Ressources humaines.

4) Superviser le travail du personnel sous sa responsabilité.

D. GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES (10 %) :

1) Établir et administrer le budget annuel de la bibliothèque.

2) Négocier entre autres l’affectation des fonds et la création ou révision de postes avec l’administration universitaire. Dans ce but, préparer des rapports et fournir des statistiques.

3) Porter la responsabilité ultime de toute dépense effectuée au nom de la bibliothèque.

4) Se tenir au courant de l’évolution de l’activité financière de la bibliothèque, notamment par l’étude des relevés mensuels.

5) Signer les commandes d’équipement et des fournitures, en plus d’approuver la plupart des factures.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Maîtrise en bibliothéconomie (ou une expérience de travail équivalente).

Baccalauréat ou maîtrise dans un domaine de spécialité de l’Université (philosophie, théologie, droit canonique, études de conflits, counselling, éthique publique, communications sociales ou relations humaines et spiritualité).

Expérience significative de direction d’une bibliothèque ou d’un grand service (de préférence dans un milieu universitaire), y compris la direction et la supervision de personnel professionnel et de soutien.

Expérience réussie dans la gestion financière d’une bibliothèque ou d’un grand service.

QUALITÉS ESSENTIELLES

Bilinguisme intégral.

Connaissance du milieu universitaire et, de préférence, ecclésiastique.

Grande capacité de communication orale et écrite.

Grande capacité de gestion, y inclus au niveau de la gestion des relations interpersonnelles.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation incluant vos attentes salariales à André Lacaille,